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Mailadressen-Auffang

Funktionsweise

Wenn der Mailadressen-Auffang eingeschaltet ist, prüft CBM, wenn er in der Windows-Zwischenablage Text vorfindet, ob es sich dabei um eine E-Mail-Adresse handeln könnte. Dabei werden keine Mailadressen erkannt, die Bestandteil eines Textblockes sind, sondern nur „blanke“ Mailadressen. Beispiele:

	Sie kopieren auf einer Webseite genau die Mailadrese des Inhabers (ohne Text bzw. Leerzeichen davor und dahinter) in die Zwischenablage > CBM erkennt dies als Mailadresse.
	Sie kopieren den kompletten Text einer E-Mail in die Windows-Zwischenablage. Dieser Text enthält eine oder mehrere Mailadressen > CBM erkennt diese nicht als Mailadressen.

Die Funktion dient ausdrücklich nicht dazu, aus beliebigen Texten die darin womöglich enthaltenen Mailadressen zu extrahieren. Vielmehr sollen Mailadressen, die man kürzlich benötigt hat, temporär gesammelt werden. Manchmal hat man – etwa, wenn man auf eine interessante Webseite stößt und dem Betreiber nur mal kurz etwas schreiben möchte – nicht gleich die Zeit oder die Veranlassung, den Inhaber der Mailadresse gleich als Kontakt im Adressbuch anzulegen. Eventuell stellt sich später heraus, dass man eben diese Mailadresse aber doch noch einmal benötigt (z.B., weil der Betreiber der interessanten Webseite nach einer Woche immer noch nicht geantwortet hat). Dafür soll CBM die Mailadressen vorübergehend aufheben. Er hebt sie in der Grundeinstellung sogar auf unbestimmte Zeit auf. Das können Sie ändern, indem Sie festlegen, ob und wann eine automatische Löschung der Datei mit den aufgefangenen Mailadressen stattfinden soll.

Wenn der Mailadressen-Auffang eingeschaltet ist, legt CBM im Ordner Dokumente und Einstellungen\ClipboardManager unterhalb Ihres Windows-Userprofils eine Textdatei an, in der aller erkannten Mailadressen gespeichert werden. Diese Mailadressen gelangen dann nicht mehr (wie die übrigen Textschnipsel) in die Eintragsliste.

Ist der Mailadressen-Auffang ausgeschaltet, werden Mailadressen ganz normal wie jeder andere Textschnipsel behandelt, der in die Windows-Zwischenablage kommt. Sie finden sie dann wie bisher mit in der Eintragsliste wieder.

Der Mailadressen-Auffang ist eingeschaltet, aber manche von mir in die Zwischenablage kopierten Mailadressen werden nicht aufgefangen. Woran liegt das?

	Die Adresse entspricht nicht dem in CBM hinterlegten Schema für Mailadressen. Dies trifft z.B. auch dann zu, wenn Sie versehentlich vor oder hinter der Adresse ein Leerzeichen mit kopiert haben. Auch die von manchen Mailprogrammen mit dem Befehl Mailadrese kopieren (oder ähnlich) erstellten Textstrings beinhalten mehr als die eigentliche Adresse: Marko Dahlke [markod@beispiel.de] und Marko Dahlke <markod@beispiel.de> werden nicht als Mailadressen erkannt, sondern nur die bloße Form markod@beispiel.de.
	Die Adresse wurde schon einmal aufgefangen und ist in der Datei mit den gespeicherten Mailadressen bereits enthalten. CBM speichert hier grundsätzlich keine Duplikate. Wenn Sie über das Auftreten solcher Duplikate benachrichtigt werden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen unter dem Listenfeld.
	Sie haben die betreffende Adresse früher als auszuschließende Adresse definiert (siehe weiter unten).

Oberfläche

Im Grundzustand (nach Installation von CBM) ist der Mailadressen-Auffang ausgeschaltet. Bevor Sie ihn einschalten, müssen Sie andere Personen, die eventuell unter demselben Windows-Userprofil arbeiten wie Sie, über das Verwenden dieser Funktion in Kenntnis setzen; anderenfalls verletzen Sie deren Privatsphäre.

Im Grundzustand (nach der Installation von ClipboardManager) können Sie das abgebildete Fenster entweder aus dem Hauptfenster heraus über den Befehl Programm > Mailadressen-Auffang oder aber aus dem Startcenter heraus (Listeneintrag Mailadressen-Auffang) anzeigen. Im Gegensatz zu obiger Abbildung präsentiert sich Ihnen der Mailadressen-Auffang zunächst ausgeschaltet.

Windows-Userprofil und Schutz der Privatsphäre

Für User, die sich mit Windows nicht so gut auskennen: Beim Einrichten von Windows werden (in den aktuellen Windows-Versionen) immer sogenannte Userprofile angelegt. Jeder Nutzer (jeder Kollege, jedes Familienmitglied) soll sein eigenes Userprofil haben. Windows legt dann für jedes Profil einen Ordner Dokumente und Einstellungen an. Unterhalb dieses Ordners gibt es in jedem Profil den Ordner Anwendungsdaten, und darunter wiederum legen diverse Programme eigene Unterordner an. ClipboardManager macht das genau so.

Ein Beispiel: Marko und Jens nutzen einem Computer gemeinsam. Jeder hat unter Windows sein eigenes Userprofil eingerichtet und dieses nach seinem Vornamen benannt. Im Windows Startbildschirm melden sich die Beiden dann mit Marko bzw. Jens an. Windows hat beim Anlegen der Userprofile im Hintergrund unterhalb des Ordners Dokumente und Einstellungen die beiden Ordner Marko und Jens angelegt. Jens installiert nun den ClipboardManager. Anschließend gibt es den Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\Jens\ClipboardManager. Wenn später Jens mit seiner Computerarbeit fertig ist (oder zum Unterbrechen gezwungen wird) und Marko setzt sich an den PC, startet er sein Userprofil. Wenn nun dort ClipboardManager das erste Mal startet, gibt es anschließend auch den Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\Marko\ClipboardManager. So kann ClipboardManager (und können alle anderen Windows-Programme) eigene Einstellungen für jeden User verwalten. Jens kann somit seinen ClipboardManager anders einrichten als Marko und hat auch andere Texte, Bilder und URLs gespeichert haben als Marko – denn die entsprechenden Dateien werden für Marko und Jens (jeweils in deren spezifischen Ordnern) getrennt angelegt.

Für jedes Userprofil kann Windows Dokumente und Programmeinstellungen separat vorhalten: Das Bild zeigt das für das Beispiel herangezogene Profil Marko unterhalb des Ordners Dokumente und Einstellungen. Die von CBM angelegte Datei Aufgefangene Mailadressen.txt beinhaltet nur die Mailadressen, die aufgefangen wurden, während das Profil Marko aktív war.

Wie mit Texteinträgen, Textbausteien, URLs und Bildern verfährt CBM natürlich auch mit Mailadressen – für jeden User eine eigene Datei. Deshalb kann Jens nicht sehen, welche Mailadressen Marko in die Zwischenablage kopiert hat (die von CBM aufgefangen und gespeichert wurden) und umgekehrt kann Marko Jens’ Adressdatei nicht sehen. Wenn die beiden Windows-Profile Jens und Marko nicht mit Administrator-Rechten ausgestattet sind, kann auch Marko nicht einfach in einem Dateimanager zum Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\Anwendungsdaten\Jens\ClipboardManager navigieren, weil der Zugriff ohne Administrator-Rechte immer nur auf den Unterordner des eigenen Profils möglich ist. In der Endkonsequenz kann Marko nicht sehen, welche Mailadressen Jens mit CBM „gesammelt“ hat, und Marko kann Jens’ Liste nicht sehen.

Jens’ Eltern dagegen beschäftigen sich nicht so viel mit dem Computer und brauchen ihn – im Vergleich zu Jens selbst – nur ganz selten, um etwa einen Brief zu schreiben, im Internet mal etwas nachzuschlagen usw. Deshalb lohnt sich für die Beiden nicht je ein separates Userprofil. Auf dem Rechner von Jens’ Eltern gibt es somit nur ein Administrator-Profil (das Windows bei der Installation immer mit anlegt und das im regulären Betrieb nicht genutzt wird) sowie ein Profil Eltern. Wenn Jens’ Mutter unter diesem Profil an einem Tag arbeitet, dabei Mailadressen in die Zwischenablage kopiert (die CBM bei eingeschaltetem Mailadressen-Auffang abfängt) und am nächsten Tag der Vater in Abwesenheit der Mutter den Rechner benutzt, kann er folglich sehen, welche Mailadressen seine Frau verwendet hatte. Wenn diese Mailadressen nun dummerweise zu Kontakten gehören, von denen der Mann gar nichts wissen soll (etwa der Online-Händler, bei dem sie das Geburtstagsgeschenk für ihn bestellt hat), dann wäre durch die CBM-Funktion Mailadressen-Auffang eine Überwachung zustande gekommen, die nicht sein darf. Und eben aus diesem Grunde ist es zwingend erforderlich, dass Sie, wenn Sie ein Windows-Profil mit anderen Personen gemeinsam nutzen, das vorher mit diesen Personen absprechen. Ansonsten verletzen Sie die Privatsphäre der Mitnutzer!

Nachdem Sie auf den Button zum Einschalten des Mailadressen-Auffangs geklickt haben, fordert CBM Sie auf, zu bestätigen, dass Sie – für den Fall, dass Sie das gegenwärtig aktive Windows-Userprofil nicht alleine nutzen – Ihre Mitnutzer über den Mailadressen-Auffang in Kenntnis gesetzt haben. Bitte klicken Sie unbedingt auf Nein, falls Sie das tatsächlich bisher noch nicht getan haben!

Nachdem Sie in obigem Dialog auf Nein geklickt haben, erscheint abschließend dieser Hinweis.

Wenn Sie den ersten der beiden hier gezeigten Dialoge mit Ja beantworten, ist der Mailadressen-Auffang anschließend eingeschaltet. Sobald Sie die erste Mailadresse in die Windows-Zwischenablage kopieren und CBM stellt dies fest, wird (wie oben beschrieben) die Textdatei angelegt, in der CBM die Mailadressen sammelt. Sie werden, beim späteren Aufrufen des Dialogfeldes Mailadressen-Auffang in der Listbox angezeigt.

Wenn der Mailadressen-Auffang eingeschaltet ist, gibt es im Kontextmenü des blauen Tray-Icons einen zusätzlichen Befehl Mailadressen-Auffang anzeigen. Ist die Funktion ausgeschaltet, geht das – wie weiter oben schon gesagt – nur aus dem Hauptfenster heraus über den Befehl Programm > Mailadressen-Auffang oder aber aus dem Startcenter heraus (Listeneintrag Mailadressen-Auffang).

Wenn Sie aufgefangene Mailadressen nicht mehr brauchen, können Sie diese aus der Listbox löschen. Adressen, die falsch sind, können Sie korrigieren – dabei wird die falsche Adresse aus der Liste gelöscht und die korrigierte an deren Ende zugefügt. Beim Schließen des Fensters speichert CBM dann die gesamte Mailadressen-Datei neu, sodass alle Änderungen übernommen werden.

Wenn Sie die Listbox mit einem Schlag leer bekommen wollen (um mal manuell komplett aufzuräumen), benutzen Sie den Button Datei löschen. Der Button Datei öffnen lädt diese in Ihrem Standard-Texteditor, der unter Windows mit der Dateiendung *.txt verknüpft ist. Dort können Sie die Mailadressen-Liste z.B. durchsuchen.

Kopie der Datei speichern

Im Menü Datei finden sie einen Befehl Kopie speichern unter. Dieser ist aufgeblendet, wenn eine Datei mit aufgefangenen Mailadressen vorhanden ist. Eine Kopie der Datei mit dem augenblicklichen Stand können Sie sich dann an eine beliebige Stelle speichern.

Mailadressen suchen

Mit dem Menübefehl Mailadresse > In Liste suchen (oder alternativ mit dem in vielen Anwendungen für die Suchfunktion zuständigen Menübefehl [Strg] + [F]) öffnen Sie ein einfaches Eingabefenster, in das Sie eine Mailadresse oder einen Teil davon eingeben können. CBM sucht dann, ob der ins Such-Textfeld eingegebene Text in irgendeiner Mailadresse in der Liste vorkommt.

Die Funktion ist spartanisch gehalten und soll auch keine gehobenen Ansprüche abdecken, sondern einfach nur ein schnelles Finden von Einträgen in der Liste ermöglichen, die eine bestimmte Zeichenfolge beinhalten. Um mehr Suchoptionen nutzen zu können. laden Sie die Datei mit den aufgefangenen Mailadressen bitte per Klick auf den Button Datei in Texteditor laden in Ihre unter Windows als Standard für *.txt-Dateien definierte Anwendung.

Nachdem die erste Fundstelle in der Liste der aufgefangenen Mailadressen erreicht wurde, können Sie mit Mailadresse > Weitersuchen bzw. dem Tastenkürzel [F3] nach weiteren Vorkommen der gewünschten Zeichenfolge suchen lassen.

Konfiguration

Einstellungen im Auffang-Fenster

	Meldung beim Feststellen schon gespeicherter Adressen: CBM prüft, bevor er eine in der Zwischenablage erkannte Mailadresse in die Datei mit den aufgefangenen Adressen hinzufügt, ob diese Adresse dort schon vorhanden ist. Falls ja, wird sie nicht noch einmal hinzugefügt, damit die Liste keine Duplikate enthält. Wenn Sie über solche festgestellten und nicht gespeicherten Duplikate informiert werden möchten, haken Sie das Kästchen ab. Die Einstellung wird beim Schließen des Fensters übernommen und ist ab dann wirksam.
	Adressen ins DropDown-Feld des E-Mail-Dialoges laden: Wenn Sie das Kästchen aktivieren, werden die aufgefangenen Mailadressen mit in das DropDown-Feld für die Mailadresse des E-Mail-Dialoges (dort rechts oben) geladen.
	Dieses Fenster offen halten, nachdem einer der Buttons zur Weiterverwendung angeklickt wurde: Im Bereich Weiterverwendung haben sie drei Buttons zur Auswahl. Wenn sie auf einen der Buttons In Zwischenablage kopieren, E-Mail in Ihrem Mailprogramm erstellen oder In E-Mail-Dialog von CBM übernehmen klicken, wird das Fenster anschließend normalerweise geschlossen. Wenn sie es jedoch darüber hinaus offen halten möchten, haken Sie das Kästchen ab. Die Einstellung ist sofort wirksam und wird beim Schließen des Fensters für das nächste Mal gespeichert.

Auszuschließende Mailadressen

Durch Klick auf den Button Ausnahmen vom Auffang öffnen Sie dieses Dialogfeld:

Hier können Sie Adressen eingeben, die vom Auffang der Mailadressen durch CBM ausgeschlossen werden. Die Adressen auf dem Foto sind frei erfunden!

Das ist z.B. dann nützlich, wenn Sie in Programmen wie GhostTyper Mailadressen hinterlegt haben. GhostTyper fügt beliebige Texte auf das Betätigen eines zugewiesenes Tastenkürzels hin in windows-Anwendungen ein. Im Regelfall wird dazu die Zwischenablage verwendet. GhostTyper kopiert die hinterlegte Mailadresse beim Aufruf des entsprechenden Eintrages in die Zwischenablage und fügt sie von dort ins aktive Anwendungsfenster ein. Die Ankunft in der Zwischenablage wird natürlich von CBM bemerkt; somit würde diese Adresse in der Liste der aufgefangenen Mailadressen mit erscheinen.

Mit der Ausschlussliste können Sie also z.B. verhindern, dass Ihre eigenen Mailadressen – so diese in die Zwischenablage gelangen – von CBM mit aufgefangen werden.

Die Funktionsweise des Dialoges sollte selbsterklärend sein. Das Listenfeld reagiert auf

	Drücken der Entf-Taste = Markierte Adresse löschen
	Doppelklick = Markierte Adresse bearbeiten: Löscht die markierte Adresse ohne Rückfrage aus der Liste und setzt sie ins Textfeld unter Neue Adresse, damit Sie sie bearbeiten können.

Das Löschen eines Eintrages oder gesamten Liste erfolgt immer mit vorheriger Rückfrage. Im Dialog ausgeführte Änderungen werden sofort in die Datei übernommen, in der CBM die auszuschließenden Adressen speichert. Diese Datei finden Sie unter \Dokumente und Einstellungen\[Userprofil]\Anwendungsdaten\ClipboardManager\Nicht überwachte Mailadressen.txt.

Automatisches Löschen

Im Laufe der Zeit können sich, sofern der Mailadressen-Auffang permanent eingeschaltet bleibt, etliche Adressen in der Liste ansammeln. In der Grundeinstellung löscht CBM – im Gegensatz zu Texteinträgen, Bildern und URLs – nicht die ältesten Adressen zyklisch von selbst. In der Grundeinstellung bleibt vielmehr alles erhalten, bis Sie selbst einmal aufräumen.

Wenn Sie möchten, dass CBM auch die Mailadressen von Zeit zu Zeit selbst bereinigt, können Sie über den Button AUTOMATISCHES LÖSCHEN ... den hier abgebildeten Dialog aufrufen. In ihm lässt sich einstellen, ob und in welchen Abständen CBM regelmäßig die Datei mit den aufgefangenen Mailadressen löschen soll.

	Beim automatischen Löschen aufgefangener Mailadressen wird immer die gesamte Mailadressen-Datei gelöscht! Das automatische Löschen einzelner (älterer) Mailadressen am Anfang der Liste ist nicht möglich.

CBM speichert nur die Mailadressen selbst und nicht das Datum ihres Auffangs. Während jedes von CBM aufgefangene Bild, jede aufgefangene Textpassage und jeder aufgefangene URL in jeweils einer separaten Datei gespeichert wird, betreibt CBM einen solchen Aufwand für die Mailadressen nicht. Deshalb ist kein zyklisches Löschen der ältesten Einträge möglich wie bei den anderen aufgefangenen Elementen.

Um die Änderungen in dem Konfigurationsdialog zu speichern, klicken Sie auf Übernehmen (= nur speichern) oder auf OK (= speichern und Konfigurationsdialog schließen).